Что такое ОФД и как проходит передача данных в налоговую

При подключении онлайн-кассы предпринимателю говорят, что для работы нужен оператор фискальных данных (ОФД), что через него передаются данные в налоговую, но сам термин и процесс непонятен. Возникают вопросы: «Кто и как вообще передаёт чеки в налоговую, и что будет, если что‑то пойдёт не так?». Разберём, что такое ОФД, зачем он нужен и покажем путь чека от кассы до налоговой.

Что такое оператор фискальных данных

Оператор фискальных данных – организация, выступающая посредником между бизнесом и налоговой службой. Организация осуществляет деятельность по лицензии в соответствии с требованиями постановления Кабинета Министров КР от 16.12.2022 г. № 705.

Функции ОФД:

• приём и обработка фискальных данных от онлайн-касс: чеков, бланков строгой отчётности, отчётов об открытии и закрытии смены, о регистрации или перерегистрации ККМ;
• проверка подлинности документов; 
• передача данных в ГНС в режиме реального времени; 
• обеспечение конфиденциальности;
• защита информации;
• хранение данных в течение установленного времени; 
• передача ГНС данных о заключении и расторжении договоров с компаниями ИП.

Передача фискальных данных в налоговую осуществляется следующим образом: касса формирует чек, ОФД его получает и уже от своего имени отправляет в налоговую и, при необходимости, клиенту в виде электронного чека.

Зачем вообще нужен ОФД бизнесу и государству

Практически все компании и ИП, занимающиеся торговлей и оказанием услуг населению, должны использовать ККМ. Приобретения онлайн-кассы недостаточно, нужно подключение ОФД для передачи данных в налоговую. ОФД важен для предпринимателей, государства, покупателей и клиентов.

Для государства:

• прозрачный учёт выручки и контроль налогов позволяет контролировать доходы, рассчитывать налоговую базу, бороться с теневой экономикой;
• передача данных в налоговую в режиме реального времени – возможность быстро получать информацию о продажах;
• контроль соблюдения налогового законодательства; 
• защита данных;
• предоставление доступа к данным налоговым органам по запросу.

Для бизнеса:

• законная работа онлайн‑кассы;
• минимизация рисков штрафов за непередачу чеков;
• хранение чеков и отчётов в одном личном кабинете, удобный доступ к архиву;
• упрощение отчётности для бизнеса.

Для покупателей:

• уверенность, что покупка проведена официально;
• возможность получить электронный чек и при необходимости проверить его или пожаловаться.

ОФД обеспечивает прозрачность операций, соблюдение требований законодательства, защиту интересов, как бизнеса, так и покупателей.

Как проходит путь чека от кассы до налоговой

Передача чека в налоговую от ККМ осуществляется через посредника:

1. Формирование чека на онлайн‑кассе. Кассир пробивает продажу, касса формирует фискальный документ (чек) и передаёт его во внутренний фискальный накопитель/модуль, который подписывает чек специальным фискальным признаком, шифрует его, сохраняет в неизменном виде, подписывает электронной подписью.
2. Отправка чека оператору фискальных данных (ОФД). Касса по защищённому каналу связи отправляет сформированный чек на сервер ОФД.
3. Проверка и подтверждение. ОФД проверяет корректность чека, формат, реквизиты и возвращает на кассу подтверждение, что документ успешно принят.
4. Передача данных в налоговую службу по защищенному каналу связи. После проверки ОФД пересылает данные по чеку в ГНС. Передача идёт в режиме, максимально близком к реальному времени.
5. Хранение данных и выдача электронных чеков. ОФД сохраняет копии чеков и других фискальных документов у себя и по запросу отправляет электронные чеки покупателям (по SMS, email и т.п.).

Касса не взаимодействует с ГНС напрямую, передача данных в налоговую осуществляется через ОФД.

Какие данные передаются через ОФД

Через ОФД предприниматели передают в ГНС фискальные данные о расчётах компании, непосредственно о контрольно-кассовом оборудовании. Операторы осуществляют передачу фискальных данных в налоговую:

• кассовые чеки: реквизиты организации, дата и время расчёта, перечень товаров или услуг с ценами, детализация покупки, ставка налога, номер фискального документа (ФД), фискальный признак (QR-код), данные кассира, сведения о покупателе;
• чеки коррекции;
• бланки строгой отчётности: отчёты о регистрации ККМ или изменении параметров, об открытии и закрытии смены, о закрытии фискального накопителя, о текущем состоянии расчётов;
• запрос о коде маркировки и ответ на него; 
• уведомление о реализации маркированного товара.

Эти документы нужны, чтобы налоговая могла видеть реальную картину продаж и проверять корректность расчётов.

Что будет, если данные не передаются

Подключение ОФД к кассе обеспечивает своевременное поступление информации о прохождении денежных средств. В некоторых ситуациях чеки не передаются в ОФД по следующим причинам:

• ненадёжный сигнал Wi-Fi;
• повреждение кабеля;
• нестабильная мобильная связь;
• сбой у интернет-провайдера;
• ошибки в параметрах сети;
• неверные данные для подключения ОФД;
• проблемы с кассовым аппаратом, фискальным накопителем.

При нарушении подключения к ОФД онлайн касса может копить данные локально, отправить их после восстановления связи. Если информация не поступает в ГНС в течение месяца, возникают риски штрафов и претензий со стороны налоговой службы. Чтобы этого избежать, необходимо убедиться в корректной настройке кассы и ОФД, обеспечить мониторинг передачи данных.

Как eKassa работает с ОФД

Предпринимателю не нужно погружаться в проблему, достаточно обратиться в компанию eKassa При подключении eKassa помогает настроить связку касса – ОФД – ГНС. В решении eKassa работа с ОФД уже «вшита» в сервис: предприниматель подключает онлайн‑кассу, а техническая часть передачи чеков в ОФД и налоговую организуется сервисом. Предпринимателю достаточно пробить чек, остальное система сделает автоматически. В личном кабинете доступны данные о продажах, отчеты, инструменты для управления кассовыми операциями. Служба поддержки помогает, если появились ошибки передачи данных.

Частые вопросы предпринимателей

ОФД – это обязательное звено в работе онлайн‑кассы, которое обеспечивает законную и безопасную передачу данных в налоговую, предпринимателю важно правильно подключиться и настроиться. Если не хотите разбираться во всех технических деталях работы ОФД, выберите решение, где всё реализовано внутри сервиса, такое как eKassa.